Succesvol implementeren met technisch consultant Ailko!

Overstappen naar nieuwe kinderopvang software kan best spannend zijn. De meeste kinderopvangcentra die voor Jaamo kiezen, maken al gebruik van een bestaand software systeem. Deze software bevat vaak een berg aan belangrijke informatie; denk bijvoorbeeld aan kind-, ouder-, en debiteurengegevens. Bij een software switch, wil je natuurlijk dat deze gegevens zorgvuldig worden overgezet. Voor Ailko, een van onze technisch consultants, is dit dagelijkse kost. Hij geeft je graag wat meer informatie over alles dat hierbij komt kijken.

Data overdracht in een nutshell

Het hele overdrachtsproces kan heel simpel omschreven worden; de data van het bestaande softwarepakket wordt, daar waar mogelijk, geautomatiseerd overgezet naar Jaamo. Het doel is om zo veel mogelijk gegevens over te plaatsen van het huidige softwarepakket naar Jaamo met zo min mogelijk handmatig invoerwerk.

Sommige data kan 1 op 1 worden overgezet, zoals de NAW-gegevens van kinderen, ouders en debiteuren. Deze gegevens kunnen binnen een handomdraai overgezet worden naar Jaamo. Gegevens over bijvoorbeeld groepsplanningen & aanwezigheid worden alleen overgezet indien dit voor de nieuwe klant interessant is. Of we aan de slag gaan met het overzetten van dit soort informatie, hangt vaak af van de grootte van de organisatie.

Als jullie het hebben over de inrichting van Jaamo, wat bedoel je hier dan mee?

Bij het overzetten van kind- of personeelsplanning informatie kijken we goed naar de huidige inrichting en de processen van de klant. Vervolgens richten we Jaamo helemaal naar wens van de klant in. Het is immers vaak ook niet voor niets dat een klant kiest om over te stappen van software; soms is een van de beweegredenen een onlogische inrichting of een lage gebruiksvriendelijkheid.

Iedere kinderopvang heeft zijn eigen voorkeuren en wensen hierin. Ons implementatie- team loopt samen met de klant hun huidige software systeem kritisch door en bespreekt wat zij juist wél, en juist niet fijn vinden qua inrichting. Samen komen we zo tot de ideale inrichting die voor onze nieuwe gebruiker het best zal gaan werken.

Maar hoe wordt deze inrichting dan samengesteld?

Voordat Jaamo überhaupt geïmplementeerd kan gaan worden, is het belangrijk dat ons consultancy- team meermaals met de klant om tafel gaat. Samen bespreken we de mogelijkheden en inventariseren we al hun wensen. Zoals hierboven genoemd, is dit voor iedere klant anders. Het maakt dan ook niet uit als we hier tijdens onze eerste afspraak niet meteen helemaal uitkomen. Uit ervaring blijkt dat, wanneer we hier regelmatig over fantaseren, er vanzelf een inrichting vormt die aansluit op de wensen en behoeften van de klant.

En ja, met rond de tafel zitten, bedoelen we ook écht rond de tafel zitten. Vanuit Jaamo komen we maar al te graag bij jou langs op locatie. Op deze manier kunnen we (bestaande) data ook het makkelijkst analyseren. Ook kunnen we er zo het beste achter komen waar je huidige data is opgeslagen en waar dit terug te vinden is binnen het bestaande systeem. Zodra dit bekend is, dan is het tijd om alles gezamenlijk te gaan vertalen naar Jaamo.

De basisinrichting van Jaamo wordt geïmplementeerd door een van mijn collega’s van het consultancy-team, maar ik neem het over zodra er daadwerkelijk gestart kan worden met het overzetten van data en gegevens. Ik ben verantwoordelijk voor alle technische in’s & out’s, en zorg ervoor dat alle plannen daadwerkelijk gerealiseerd worden.

Tot slot denk ik dat de nauwe samenwerking met onze klanten ook iets is dat ons echt onderscheidt van andere software oplossingen. Als je het onze klanten vraagt, is Jaamo één van de meest gangbare invoersystemen voor kindplan systemen in Nederland. Dit is iets waar we best trots op mogen zijn.

Duidelijk! En de doorlooptijd van dit proces? Waar moeten klanten dan aan denken?

Dat valt gelukkig best mee. Het overzetten van de NAW-gegevens kost ongeveer een halve tot één dag werk. Gaan we ook planningen inlezen en overzetten? Dan houden we meestal rekening met vijf à zeven dagen werk.

Voor de totale implementatie streven we naar een doorlooptijd van ongeveer drie maanden, maar dit hangt natuurlijk ook af van de grootte van een kinderopvang. Hoe groter de omvang, hoe langer het meestal duurt. We houden hier op voorhand al rekening mee, en geven hen logischerwijs ook wat langer de tijd voor bijvoorbeeld het maken van beslissingen. Wij vinden immers dat iedere kinderopvang, groot of klein, gebruik moet kunnen maken van onze software.

Benieuwd?

Ben je benieuwd hoe het implementatieproces eruit ziet door de ogen van onze consultant Stanley? In deze blog neemt hij je graag mee. Ben je enthousiast geworden over Jaamo en wil je weten hoe een implementatie er voor jouw kinderopvang uit zou zien? Neem contact met ons op via info@jaamo.nl, of kom gerust eens langs. De koffie staat altijd klaar!