Dé kinderopvang software guide - wanneer en hoe stap ik over?

Overstappen naar nieuwe software, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom jij op zoek bent naar nieuwe software voor jouw kinderopvang, maar vergeet niet dat dit een erg intensief project is. Wij helpen je daar graag bij! In deze blog vertellen we je wat er nodig is voor de overstap en hoe Jaamo je daarbij kan helpen.

Wanneer stap ik over naar andere software voor mijn kinderopvang?

Er zijn verschillende redenen te bedenken waarom je als organisatie zou willen overstappen op een nieuwe software.

Verouderde of on premise software

Een van de redenen kan verouderde software zijn die aan vernieuwing toe is, of het gebruik van on premise software. On premise software is software die je moet installeren. Jaamo is echter volledig in de cloud en werkt dus web based. Het voordeel hiervan is dat je altijd en overal toegang hebt tot de software en dus overal waar je internet hebt aan de slag kunt. Op deze manier heb je geen server meer nodig en heb je altijd alles bij de hand!

Inefficiënte software

Een andere reden voor de overstap op nieuwe software kan zijn dat dat de software niet meer voor jou werkt. Hiermee bedoelen we dat jij niet genoeg uit de software kunt halen en deze dus niet efficiënt voor jouw bedrijfsvoering is. Denk hierbij aan verschillende softwaresystemen en koppelingen voor de verschillende onderdelen binnen jouw bedrijf (aparte systemen voor de kindplanning, personeelsplanning en het ouderportaal). Hierdoor ervaar je niet de voordelen van de eventuele mogelijkheden. Jaamo biedt één pakket, efficiënt en gemakkelijk in gebruik. Dit zorgt voor een duidelijke planning en zo heb je een helder overzicht van alle verschillende aspecten binnen jouw organisatie met de meest actuele data. Jaamo biedt één bron van informatie, dat maakt je werk gemakkelijker en efficiënter.

Huidige software stopt

Een laatste reden voor de overstap van software kan zijn dat je huidige leverancier er mee stopt. Ook dan moet je op zoek gaan naar een nieuwe softwareleverancier. Hoe je dit doet en wat daarbij komt kijken? Dat lees je in de volgende alinea.

Wat is er nodig voor een software overstap?

Wanneer je nieuwe software nodig hebt is de eerste stap oriëntatie. Voel je niet gedwongen om naar een bepaalde leverancier te gaan, maar kijk naar verschillende mogelijkheden. De keuze is namelijk aan jou! Wij adviseren altijd om verschillende aanbieders te bekijken en verschillende demo’s aan te vragen. Vaak verzorgen aanbieders meerdere demo’s, bijvoorbeeld een algemene demo en specifieke demo’s over personeelsplanning en kindplanning. Wij geven de voorkeur aan demo’s op locatie, zo ontmoeten we elkaar en krijg je een indruk van ons en onze werkwijze. Het is belangrijk dat je de demo’s zo snel mogelijk inplant. Vaak moet je hier namelijk mensen voor vrij maken, en zoals we allemaal weten kan dat lastig zijn door volle agenda’s en vakanties op komst!

Bij het overstappen naar andere software is het handig om intern een projectbegeleider aan te wijzen. Dit kan iemand in de organisatie zijn, of iemand die je hiervoor extern inhuurt; een externe projectbegeleider. Kies je voor Jaamo? Dan zul je vanuit ons ook een projectbegeleider aangewezen krijgen. Omdat het overstappen naar andere software een groot project is, is het van belang om iemand aan te wijzen die erop toeziet dat alles goed verloopt en het project intern bewaakt. Je zult dus voor een overstap ook mensen moeten vrijmaken en een projectteam op moeten richten. Wie gaat het project intern begeleiden? Met jouw nieuwe softwareleverancier zul je in een vroeg stadium een projectplan opstellen met de juiste deadlines. Denk ook hierbij aan welke mensen je nodig gaat hebben en dat je deze mensen daarvoor vrij moet maken of houden. Daarnaast ga je het moment van livegang bepalen, wanneer wil je live gaan met de software en wat is hierin mogelijk voor jouw organisatie?

Naast het vinden van software die past bij jouw organisatie is de klik die je hebt met je toekomstige software(organisatie) ook erg belangrijk. Dit is iets wat vaak vergeten wordt. Het vinden van nieuwe software is een intensief proces. Daarom is het belangrijk dat je goede research doet en dat je uiteindelijk achter je keuze staat. Je moet het bedrijf en de software kunnen vertrouwen en je er goed bij voelen om een mooie, langdurige samenwerking aan te gaan.

Hoe helpt Jaamo mij in het maken van de overstap naar Jaamo software?

Zoals eerder benoemd is een weloverwogen keuze van belang, deze maak je door verschillende aanbieders te vergelijken en verschillende demo’s in te plannen. In deze demo’s ga je de software in en krijg je deze te zien aan de hand van verschillende cases van bestaande klanten. Vervolgens is er een moment van keuze; voor welke software kies je? Na het in orde maken van het contract beginnen we met de implementatiefase. Bij deze implementatiefase hoort een projectmanager, een eigen interne persoon die vanuit Jaamo het project begeleidt bij de klant. De projectmanager ondersteunt en neemt de organisatie mee in de nieuwe processen. Er wordt in samenspraak en met onze ondersteuning afgestemd hoe de software er voor jouw organisatie uit moet zien en de inrichting ervan. Vervolgens vindt er een opleidingstraject plaatst waarbij de medewerkers worden opgeleid in het gebruik van de software. Het gehele proces van implementatie wordt ondersteund door de projectmanager die de voortgang bewaakt, schakelt met jou en toeziet dat de afspraken en deadlines worden behaald en/of nagekomen.

Het overzetten van de gegevens van de oude naar de nieuwe software is een belangrijjk onderdeel van de implementatie. Hierbij ondersteund Jaamo jouw organisatie, door de gegevens automatisch over te zetten. Het gaat dan niet alleen om de NAW gegevens maar ook omde plaatsingsgegevens en de productstructuur. Het doel is om zo veel mogelijk handwerk te voorkomen en de overgang zo goed mogelijk te laten verlopen.

Vanuit onze software kunnen er ook facturen verstuurd worden naar de ouders, waarbij het van belang is dat deze helemaal kloppen. Jaamo zorgt voor verschillende controles zodat we exact weten dat er geen fouten in de facturen staan voordat deze verstuurd worden. Wij vinden het belangrijk dat jij als klant wordt ontzorgd. Wij bieden dan ook graag alle benodigde ondersteuning en gaan voor persoonlijke aandacht.

Gefaseerd overstappen voor jouw kinderopvangorganisatie

We begrijpen dat het overstappen naar nieuwe software een intensief en groot project is. Om de druk op de gehele organisatie te verlichten biedt Jaamo de mogelijkheid aan om de overstap gefaseerd te laten verlopen. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen om te beginnen met de overstap van het stuk kindplanning, wat de grootste overstap is. Op een later moment kun je dan het stuk personeelsplanning oppakken. Op deze manier zorg je ervoor dat de druk niet meteen op de gehele organisatie ligt, maar in fases overgestapt wordt. Het is dus geen vereiste om meteen te starten met het gehele pakket. Je kunt altijd op een later moment de software nog aanvullen. Een mooie oplossing als je het intensieve project van het overstappen op andere software wat wilt verspreiden.

Hopelijk hebben we je met deze blog aan de hand kunnen nemen en is het overstappen naar andere software en het proces hiervan wat duidelijker voor je geworden.

Heb je vragen of wil je eens sparren over een eventuele samenwerking? Neem dan contact met ons op via onze contactpagina.