Zo maak je jouw kinderopvang AVG-proof

De afgelopen jaren hebben er binnen de kinderopvangbranche de nodige veranderingen plaats gevonden. Naast dat natuurlijk de corona pandemie voor een flinke opschudding heeft gezorgd, is er ook een belangrijke wijziging in de wet- en regelgeving doorgevoerd. Het klinkt wellicht bekend in de oren, maar sinds 2018 is de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. We zijn inmiddels al een aantal jaar verder, maar uit verschillende onderzoeken is gebleken dat kinderopvangcentra vaak nog strikter uitvoering kunnen geven aan de AVG. Wil jij voorkomen dat jij veelvoorkomende fouten maakt en hierdoor een onnodig juridisch risico loopt? In deze blog geven we jou de belangrijkste tips die kunnen helpen bij het AVG-proof maken van jouw kinderopvang.

Maar eerst even de AVG in het kort…

Sinds 25 mei 2018 geldt in heel Europa een nieuwe privacywetgeving. Deze wetgeving zou moeten leiden tot een betere bescherming en waarborging van persoonsgegevens. Of je nu een ZZP’er, mkb’er of een miljoenenbedrijf bent; deze wetgeving heeft betrekking op alle organisaties waar persoonsgegevens verwerkt worden. Ook binnen de kinderopvangbranche speelt de AVG dus een grote rol, hier wordt immers dag in, dag uit met privacygevoelige en bijzondere persoonsgegevens gewerkt. Binnen een kinderopvang zou het nauwkeurig behandelen hiervan topprioriteit moeten zijn. Bij Jaamo vinden we dit vanzelfsprekend, maar wist je dat je bij niet, of niet voldoende naleven van de AVG-bepalingen, ook een fikse boete riskeert? Het opvolgen van de volgende drie tips kunnen jou helpen bij het voorkomen hiervan.

Tip 1: Zorg voor bewustwording binnen de gehele organisatie

Het naleven van regels en wetten is lastig wanneer je niet op de hoogte bent van wat er precies van je wordt verwacht. Het is dus van groot belang dat niet enkel het management en de directie, maar iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van de geldende wet- en regelgeving én de reikwijdte hiervan. Ondanks dat alles misschien logisch en voor de hand liggend lijkt, kan een klein misverstand hierin voor grote gevolgen zorgen.

Tip 2: Doe een impactanalyse en stel een roadmap op

Is iedereen binnen de organisatie helemaal up-to-date wat betreft de AVG? Mooi, dan kan de volgende stap gezet worden. We raden je aan om eens goed te gaan zitten en de gehele organisatie vanuit een AVG-perspectief te doorlichten. Dit kan door het uitvoeren van een privacy impact analyse (PIA). Door de organisatie op deze manier in kaart te brengen worden risico’s zichtbaar en komen potentiële kansen aan het licht. Na het uitvoeren van deze analyse kunnen maatregelen en actiepunten opgesteld worden. Door hier (tussen)doelen en specifieke handelingen aan toe te voegen, creëer je een roadmap die de nodige handvatten kan bieden binnen jouw kinderopvang.

Tip 3: Zorg voor een privacybeleid

Na intern onderzoek is het essentieel dat er binnen de organisatie een duidelijk privacybeleid opgesteld wordt. Een goed privacybeleid laat aan de buitenwereld zien dat de organisatie op een bewuste manier met persoonsgegevens omgaat en daar volledig transparant over communiceert. In het beleid moet een concrete vertaalslag van de AVG-normen naar de gegevensverwerking van de organisatie worden genoemd. Het enkel herhalen van de AVG-normen is in dit geval niet voldoende.

Hoe houdt Jaamo het veilig?

Jaamo helpt kinderopvangcentra al ruim vijf jaar lang aan functionele alles-in-één software. Omdat in de software veelal met privacygevoelige data wordt gewerkt, heeft het beveiligen van de software en alle persoonsgegevens voor ons de hoogste prioriteit. Om deze veiligheid te waarborgen wordt alle informatie tussen de webbrowser en de gebruiker altijd beveiligd verzonden, worden persoonlijke gegevens versleuteld opgeslagen in de database, begint het beveiligen van software al vanaf het eerste moment van programmeren, worden er dagelijks beveiligingstesten door een professioneel bedrijf uitgevoerd en wordt Jaamo periodiek door een professionele partij handmatig getest. Voor meer informatie over onze maatregelen verwijzen wij je graag door naar onze security statement.

Dat er sinds de invoering van de AVG een hoop veranderd is, is een feit. Het is belangrijk dat kinderopvangcentra zich voldoende bewust blijven van de al reeds bestaande, maar ook nieuwe of veranderende wet- en regelgeving. Wil je een keer sparren over onze visie op de veiligheid van persoonsgegevens? Neem dan vrijblijvend contact met ons op, we gaan graag met jou in gesprek.