Succesvol implementeren doen we zo: Consultant Stanley neemt je mee door het implementatietraject als nieuwe klant van Jaamo

Je bent eruit: Jaamo is hét systeem dat bij jouw kinderopvang past. Maar hoe ziet het implementatietraject er bij Jaamo uit? We nemen je graag mee in dit proces!

Het begin van het implementatietraject is meestal niet het moment waarop je voor het eerst in aanraking komt met Jaamo. In de meeste gevallen heb je al eerder contact gehad, vaak meerdere keren, met Rusmir (mede-oprichter van Jaamo), of met Pascal (van onze salesafdeling).

Het is zover: de offerte is getekend, de afspraken zijn gemaakt en de algemene planning is bekend. Het is tijd om het implementatieproces te starten! Gedurende dit traject staat een van onze consultants klaar om je te begeleiden. Vandaag hebben we het genoegen om mee te kijken met Stanley, een van onze consultants die al twee jaar een waardevol lid van ons team is.

Stanley, zou je jezelf kort willen voorstellen?

Natuurlijk, ik ben Stanley en ik begeleid nieuwe gebruikers van Jaamo gedurende het implementatietraject. Onze nieuwe klanten komen vaak naar ons toe nadat ze ervaren hebben dat hun huidige softwarepakket niet langer aan hun behoeften voldoet. Bij Jaamo begrijpen we dat elk kinderopvangorganisatie uniek is, daarom zorgen we ervoor dat onze oplossingen naadloos aansluiten bij de specifieke vereisten van elke organisatie. Wanneer een kinderopvangorganisatie overstapt naar Jaamo, kunnen ze rekenen op een soepele overgang en een softwareplatform dat perfect aansluit bij hun behoeften. Als implementatie consultant, zorg ik ervoor dat de overstap zo soepel mogelijk verloopt.

Het implementatietraject: hoe gaat dat precies in zijn werk?

Onze prioriteit is om het onze klanten zo eenvoudig en transparant mogelijk te maken. We hebben ons implementatietraject verdeeld in vier fases, zodat onze klanten altijd weten waar ze zich bevinden. Deze fases omvatten het voortraject, de operationele implementatie, de livegang van backoffice en portals, en de nazorg. Hieronder een afbeelding van het implementatietraject, maar ik zal ook kort de belangrijkste punten uit de fases benadrukken.

Fase 1: Het voortraject

Na de overdracht van Pascal is kennismaking altijd de eerste stap. Dit kan zowel online als persoonlijk op locatie bij de klant plaatsvinden. We streven naar een persoonlijke kennismaking, zodat we elke klant de nodige tijd en aandacht kunnen geven om hen optimaal te ondersteunen. Tijdens deze kennismaking willen we graag meer te weten komen over wie je bent als klant en hoe je werkt. Op deze manier krijg ik als consultant inzicht in je werkwijze, waardoor ik gericht advies kan geven over het gebruik van Jaamo. Onze kinderopvang software biedt een breed scala aan functionaliteiten met veel inrichtingsmogelijkheden. Mijn taak tijdens deze fase is om Jaamo zo in te richten dat het optimaal aansluit bij jouw werkwijze.

Tijdens de kennismaking plan ik de wekelijkse bijeenkomsten met de klant. Dit is essentieel omdat de implementatie van Jaamo een samenwerking is tussen de klant en de consultant. Tijdens deze meetings verdelen we taken en bespreken we de voortgang van het implementatieproces.

Fase 2: De operationele implementatie

Samen hebben we ervoor gezorgd dat alles helder is. Laten we aan de slag gaan! In deze fase bekijken we gezamenlijk hoe Jaamo het best kan worden ingericht. Omdat we een breed scala aan producten en diensten aanbieden, is het cruciaal dat de klant een duidelijk beeld heeft van zijn gewenste Jaamo inrichting. Dit doen we in nauwe samenwerking. Ik zorg ervoor dat alle opties voor jou duidelijk zijn en samen stellen we Jaamo in. Onze consultant Ailko speelt ook een belangrijke rol in deze fase door ervoor te zorgen dat de technische aspecten correct worden ingesteld. Hij draagt onder andere zorg voor een nauwkeurige overdracht van gegevens. Dit betekent concreet dat alle informatie met betrekking tot kinderen, ouders en debiteuren correct wordt overgezet naar Jaamo.

Het hele proces wordt ondersteund door ons online takenbord, waarin we de voortgang bijhouden en alle relevante taken en acties vastleggen.

Fase 3: De livegang

De fases 1 en 2 hebben achter de schermen plaatsgevonden. Ouders en medewerkers hebben nu toegang tot het portaal. De eerste facturatie is de belangrijkste factor binnen deze fase. Klanten maken natuurlijk al gebruik van een software, wanneer ze overstappen naar Jaamo. Dit betekent dat ik zorgvuldig moet zijn om al deze facturen, deze gegevens moet overbrengen naar Jaamo. Ik ben vooral bezig met facturen vergelijken. De factuurlijst vanuit het oude systeem, draai ik in een concept facturatie binnen Jaamo. Deze gegevens moeten 1-op-1 kloppen. Zodra dit in orde is en de facturen 100% kloppen, weten de klant en ik dat het goed zit. We gaan dan echt, volledig live. Naast mijn hulp is er altijd nog de kennisbank: hier staat al onze kennis in opgeslagen. Weet je niet wat een knop of instelling doet? Dan kun je hier terecht. De kennisbank is toegankelijk voor iedereen.

Fase 4: De nazorg

In de laatste fase, na livegang, ben ik nog even bij het implementatietraject betrokken als consultant. Medewerkers en ouders maken nu een tijdje gebruik van Jaamo. Stel dat je een nieuw fototoestel hebt gekocht; je gaat enthousiast de bossen in om wat foto’s te maken, maar je komt er eigenlijk niet uit welke knoppen je nu moet gebruiken om dat perfecte plaatje te schieten. Hoe werkt dit schuifje, of waar is deze knop voor? Deze fase van het implementatietraject zorgt ervoor dat deze vragen getackeld worden. Je gaat als klant een compleet nieuw systeem gebruiken dat je pas voor het eerst ziet. Als consultant sta ik nog een maand paraat om klanten met deze gebruikersvragen te helpen. Na deze maand ben je volmondig klant van Jaamo, en is het implementatietraject ten einde gekomen.

Na een succesvolle livegang plannen we samen een afspraak in met de supportafdeling. Vanaf dat moment ben je volledig geïntegreerd in ons klantenbestand! Samen met het supportteam bespreken we de inrichting en eventuele specifieke aandachtspunten. Zo krijgt de supportafdeling een goed beeld van wie je bent als klant en hoe je bedrijf opereert. De kennis die ik als consultant tijdens het project heb vergaard, deel ik met mijn collega's van support, zodat zij het klantcontact verder kunnen oppakken. Mijn rol als consultant is volbracht en ik maak me klaar voor een nieuwe implementatie!

Het takenbord

Nu je de fases van het implementatietraject weet, hierbij de uitleg over onze tool waarmee we werken. Het takenbord is het centrale instrument voor het implementatieproject. Hiermee werk ik als consultant nauw samen met jou als klant, vanaf de eerste kennismaking tot aan de livegang. Elke fase is duidelijk vastgelegd, met bijbehorende taken en deadlines. Dit zorgt ervoor dat beide partijen verantwoordelijkheid dragen voor het tijdig voltooien van hun deel van het project.

Binnen Jaamo hebben we dit proces ontworpen om de implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen. We hebben onze ervaringen gebundeld in een gestructureerd overzicht, zodat je als klant geen belangrijke details over het hoofd ziet. Je kunt de voortgang van de ingrijpende verandering op de voet volgen, terwijl ik als consultant overzicht houd van de taken en acties en deze uitvoer.

Elke fase doorlopen we stap voor stap, waarbij we van links naar rechts bewegen op het takenbord om uiteindelijk een succesvolle livegang te bereiken. Dit betekent dat we samenwerken aan alle taken: sommige voer ik als consultant uit, andere vereisen een gezamenlijke inspanning, en enkele taken moeten door jou als klant worden uitgevoerd als onderdeel van de gewenste basisinrichting. Het online takenbord geeft ons een duidelijk overzicht van de voortgang, waardoor we samen doelgericht en efficiënt naar het einddoel van het implementatieproces kunnen werken.

Benieuwd?

Ben je benieuwd hoe naar de rol van mijn collega Ailko (technisch consultant) gedurende de implementatie? Ook hij neemt je maar al te graag mee!

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Jaamo voor jouw kinderopvang? Neem gerust contact met ons op!